Serwis integrujący elektroniczny obieg dokumentów i system księgowy


Serwis integrujący to serwis systemu Windows, zapewniający wymianę danych pomiędzy elektronicznym obiegiem dokumentów a systemami księgowymi firmy doradczej Ekoconsultant.

Projekt został zrealizowany w grudniu 2011 r. i służy do integracji oprogramowania działającego w ramach projektu Business Connect - internetowej platformy do wymiany danych, dokumentów i obsługi klientów korzystających z usług doradczych.

W ramach platformy funkcjonuje oprogramowanie: do skanowania dokumentów Kofax, elektroniczny obieg dokumentów VDoc oraz systemy księgowe – Comarch Optima oraz Microsoft Dynamics Nav. Dzięki odpowiedniej integracji całość oprogramowania realizuje złożony proces wymiany i przetwarzania danych oraz dokumentów.

Dokumenty pochodzące od klientów (np. faktury) są skanowane, poddawane procesowi OCR (rozpoznawanie tekstu) po czym kierowane są do elektronicznego obiegu dokumentów. Tu przechodzą odpowiednią ścieżkę weryfikacji i akceptacji, a następnie trafiają na etap księgowania. W tym momencie generowane są pliki XML zawierające pełen zestaw danych dotyczący zeskanowanych dokumentów. Wygenerowane pliki przetwarzane są automatycznie przez serwis integrujący, który wykonuje szereg działań:

  • waliduje poprawność danych w dokumencie,
  • rozpoznaje kontrahenta w systemie księgowym,
  • importuje dane z dokumentu do odpowiednich rejestrów w systemie księgowym, m.in. do rejestru kontrahentów, rejestrów VAT, ewidencji dodatkowej kosztów/przychodów, rejestru płatności, rejestru rozliczeń.

W programie księgowym zaimportowane dane są gotowe do weryfikacji i ostatecznego księgowania. Informacje o zakończeniu procesów księgowych rejestrowane są w elektronicznym obiegu dokumentów, skąd wysyłane są odpowiednie powiadomienia do Klientów (np. o konieczności opłacenia składek ZUS, podatku VAT, itp.).

Wdrożenie platformy przyniosło firmie Ekoconsultant wymierne korzyści:

  • zredukowano koszty prowadzenia papierowej korespondencji,
  • zwiększono efektywność przez eliminację błędów podczas ręcznego wprowadzania danych,
  • podniesiono jakość świadczonych usług dzięki wprowadzonej szczegółowej kontroli wymienianych dokumentów i towarzyszących im procesów.

Kluczową cechą zrealizowanego przez nas serwisu integrującego jest wysoka wydajność przetwarzania danych, konieczna ze względu na dużą liczbę przesyłanych dokumentów (ok. 15 000 dokumentów miesięcznie).

Działanie serwisu jest w pełni automatyczne i przeźroczyste dla użytkowników platformy. Serwis działa w tle na serwerze aplikacji i nie wymaga specjalnej obsługi od strony użytkownika.

Serwis został napisany w technologii Microsoft .NET 4.0 jako usługa systemu Windows. Mechanizm integracji oparty jest o pliki XML oraz API na poziomie bazy danych SQL.