Stworzone przez nas rozwiązanie Zarządzanie Projektami, poza możliwością przechowywania podstawowych informacji dotyczących projektu i jego realizacji, posiada dodatkowe atuty:
- zapewnia efektywny mechanizm akceptacji i kontroli realizacji projektu (kontrola merytoryczna i finansowa);
- uwzględnienia specyfikę oraz różnorodność sposobu wykonywania, rozliczania i sprawozdawczości;
- umożliwia archiwizację wszystkich wytworzonych w projekcie dokumentów.
Moduł Zarządzanie Projektami rejestruje dane o projektach w zakresie:
- tytuł projektu,
- grupa kosztów (pole słownikowe, charakteryzujące sposób rozliczenia projektu i decydujące o sposobie obliczania kalkulacji),
- komórka organizacyjna
- kierownik projektu,
- numer projektu (wewnętrzny, zewnętrzny),
- powiązanie do oferty (z rejestru zapytań ofertowych),
- powiązanie do umowy (z rejestru umów),
- zamawiający,
- planowana data rozpoczęcia i zakończenia (obliczana automatycznie na podstawie etapów realizacji projektu),
- rzeczywista data zakończenia projektu,
- status projektu (nowy, zgłoszony do weryfikacji, odrzucony, zaakceptowany, w realizacji, zgłoszony do ponownej weryfikacji, zgłoszony do rozliczenia, rozliczony),
- kalkulacja finansowa (planowanie budżetu projektu oparte o automatyczne obliczenia wg zdefiniowanych algorytmów, w kalkulacji określane są przede wszystkim koszty w podziale na: wynagrodzenia, umowy cywilno-prawne, delegacje, materiały, aparaturę, usługi obce, promocję i patenty),
- wykonawcy (lista pracowników będących wykonawcami projektu z możliwością oznaczenia funkcji w projekcie, praw dostępu do projektu, planowanej liczby godzin oraz flagi czy osoba wykonuje prace autorskie),
- etapy realizacji projektu (dane etapu: nazwa/opis, data rozpoczęcia i zakończenia, rozpisanie kosztów na wynagrodzenia, umowy cywilno-prawne, delegacje, materiały, aparaturę, usługi obce, promocję i patenty),
- dokumenty projektowe (wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, podzielone na kategorie, jak np. zapytania ofertowe, oferty, zapotrzebowania/zakupy, wnioski/metodyki, umowy/zamówienia, dokumentacja systemowa, faktury, protokoły odbioru, sprawozdania, notatki, itp.),
- dane finansowe (pobierane z programu finansowo-księgowego dane dotyczące wszystkich kosztów zaksięgowanych na koncie dla projektu, jak np. faktury, wynagrodzenia, delegacje, itp., dodatkowo prezentowany jest stan bieżących środków na projekcie uwzględniający kwoty zablokowane, czyli kwoty wynikające z uruchomionych wniosków zakupowych, które nie zostały jeszcze rozliczone i zaksięgowane),
- formularze projektowe (lista wszystkich elektronicznych obiegów powiązanych z projektem),
- komentarze (system udostępnia mechanizm komentarzy/wiadomości związanych z projektem, dodatkowo system wymusza podanie uzasadnienia do podejmowanych akcji),
- historia (lista wszystkich czynności związanych z realizacją projektu ze wskazaniem czasu zdarzenia, osoby wywołującej zdarzenie oraz opisu zdarzenia; informacje w historii zapisywane są automatycznie w trakcie modyfikacji danych projektu).
Dodatkowo moduł Zarządzanie Projektami automatycznie waliduje poprawności i zgodność wszystkich danych projektowych w szczególności zgodność kalkulacji z listą wykonawców oraz z listą etapów. Zapewnia również mechanizm podpowiedzi, ułatwiający rozpisanie danych tak, aby uniknąć niezgodności. Wykrycie niezgodności powoduje zablokowanie możliwości zmiany statusu projektu oraz oznaczenie projektu specjalną flagą „błędów walidacji”.
Moduł ten jest podstawowym elementem dobrego systemu ERP. Został on wdrożony m. in. w Instytucie Odlewnictwa w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP.
We współczesnym, zmiennym otoczeniu biznesu szybkość odpowiedzi na potrzeby klienta, nacisk na innowacyjność oraz efektywne zarządzanie kosztami decydują o sukcesie bądź porażce w walce o pozycję na rynku. To wymusza na współczesnych organizacjach wprowadzenie zmian: coraz częstszych i na coraz większą skalę. Dla rosnącej grupy firm i organizacji strategią odpowiedzi na te nowe wyzwania staje się stosowanie zasad zarządzania projektami.
Zdzisław Szyjewski „Metodyka zarządzania projektami PMI”
